Die gelbe Post wird weniger, denn immer öfter verschicken Geschäftspartner lieber eine Mail. Das eröffnet hohe Effizienzpotenziale gerade im Hinblick auf eine digitale Poststelle als Drehkreuz der Kommunikation. Weil aber nach wie vor auch viel Papier im Posteingang landet, sollte unbedingt eine digitale Archivierung der Eingangspost vorgeschaltet werden, um nicht verschiedene Medien einzusetzen. Der Post Scan Service der Gehring Group bietet hierbei wertvolle Hilfe ‒ zeitnah und regelmäßig. Auch wenn digitale Versände in der täglichen Post immer weiter zunehmen, bleibt der papiergebundene Brief eine feste Größe, mit der es jeden Tag aufs Neue umzugehen gilt. Der Weg zum papierlosen Büro führt insofern zwangsläufig über die digitale Archivierung der Eingangspost zum Aufheben des Medienbruchs. Dabei geht es über das reine Scannen hinaus gerade auch um das stimmige Verteilen aller eingehenden Dokumente. Schließlich muss die relevante Information immer rechtzeitig bei der richtigen Person ankommen, um in die entsprechenden Workflows zu gelangen.
Wie bewältigt ein digitales Eingangspostmanagementsystem die tägliche Postflut? Für die digitale Erfassung von Eingangspost sind drei Schritte erforderlich. Der erste Schritt besteht aus dem Einscannen der Eingangspost. Der zweite Schritt umfasst die inhaltliche Erfassung und Benennung der Dokumente und Briefe. Der dritte Schritt ist die digitale Archivierung der Eingangspost, die dann zentral für Sie und Ihre Mitarbeiter zur Verfügung steht. 1. Einscannen der Eingangspost: Nur für diesen Schritt wird die physische Eingangspost noch benötigt. Sämtliche eingehenden Schreiben und Dokumente werden eingescannt und von leistungsfähiger Software in digitale Dokumente umgewandelt. So werden alle weiteren Schritte ermöglicht. 2. Inhaltliche Erfassung: Bereits im Zuge des Scanvorgangs kann der Inhalt der Dokumente digital erfasst werden. So können zum Beispiel Dateinamen generiert werden, die direkt auf den Inhalt schließen lassen. Dies macht die weitere Verarbeitung in Unternehmenssystemen sowie das Auffinden von einzelnen Briefen und Dokumenten einfacher.
Dokumente werden elektronisch bearbeitet und verwaltet, zum Beispiel mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS), während Dateien und Dokumente mithilfe von Archivierungssoftware sicher gespeichert werden. Auf diese Methode werden wir uns fokussieren. Was ist digitale Archivierung? Die elektronische (oder digitale) Archivierung hat viele Vorteile. Sie ist eine platzsparende Langzeitlösung mit einer praktisch unbegrenzten Erweiterungsmöglichkeit. Wenn es um Ihr Dokumentenmanagement geht, spart die digitale Archivierung Zeit, Geld und sogar Platz. Welche digitalen Dateien können Sie also in einem virtuellen Archiv oder Online-Archiv speichern? Sie können alles sein, was Ihr Unternehmen benötigt, von Textdateien bis zu Bilddateien, von Videos bis zu Tabellenkalkulationen und vieles mehr. Vorteile der digitalen Archivierung Was genau sind nun die wichtigsten Vorteile der digitalen Archivierung? Wir haben sie für Sie zusammengefasst: Steuernachteile vermeiden Durch die Wahl einer ECM-Software, die nach nationalen revisionssicheren Archivierungsvorschriften und globalen Standards wie ISO 16175-2 zertifiziert ist, können Unternehmen sicher sein, dass alle relevanten Dokumente revisionssicher archiviert werden.
Automatische Aufbewahrungsfristen und Löschungsfristen sind nützliche Instrumente, die Unternehmen dabei helfen, Ihre Archivierung vollständig konform zu gestalten. Sie verhindern, dass Dokumente vorzeitig oder versehentlich gelöscht werden, und wenn sie doch gelöscht werden müssen (z. Dokumente, die personenbezogene Daten gemäß der EU-DSGVO enthalten), liefern sie den Nachweis für die Löschung.
Was bringt ein digitaler Posteingang? Der digitale Posteingang ist ein entscheidender Baustein im Zuge der digitalen Transformation im Unternehmen. Dank der digital zugänglichen Poststücke können nachgelagerte Prozesse beschleunigt und zum Teil auch automatisiert werden. Gleichzeitig entfallen zeitraubende Arbeitsschritte wie die manuelle Verteilung der Post im Betrieb. Zudem wird durch den digitalen Posteingang Transparenz geschaffen, da dank der automatisierten Weiterleitung der Post in entsprechende Workflows jederzeit nachvollzogen werden kann, an welcher Stelle ein Dokument zurzeit bearbeitet wird. Neben der Erleichterung der Prozesse können diese durch eine automatisierte Verteilung der Eingangspost auch standardisiert werden. Dabei können die Kriterien für die automatische Behandlung der Eingangspost individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und voreingestellt werden. So wird sichergestellt, dass die eingegangene Post auch an den richtigen Stellen zur Weiterverarbeitung landet.