Archivierung von E-Mails des Betriebsrats Worum geht es? Weil im Betrieb die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse nicht erlaubt ist, sollen demnächst sämtliche E-Mails archiviert werden. Wie sieht es mit den BR-Mails aus? Wie sieht es aus, wenn geschäftliche und BR-Mails auf einem Account gemeinsam erfolgen? Auf welche Rechtsgrundlage kann sich der Betriebsrat berufen? Das sagt der Experte! Jedes Betriebsratsmitglied hat gem. § 40 BetrVG einen Anspruch auf die Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse. Ich rate Ihnen daher dazu, von Ihrem Arbeitgeber zu verlangen, dass dieser jedem Betriebsratsmitglied eine eigene E-Mail-Adresse einrichtet, die ausschließlich für die Betriebsratsarbeit gedacht züglich der Archievierung von E-Mails hat der Betriebsrat gem. IT-Admin vs. Betriebsrat: E-Mail-Archivierung und Datenschutz. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrvG ein Mitbestimmungsrecht. Ohne das Einverständnis des Betriebsrates ist die Archivierung daher nicht möglich. Bei einer abzuschließenden Betriebsvereinbarung hat der Betriebsrat darauf zu achten, dass die E-Mails unter keinen Umständen vom Arbeitgeber gespeichert werden.
Weiterhin empfiehlt es sich, dass das Unternehmen die jeweilige Rechtsgrundlage berücksichtigt, bevor es personenbezogene Daten speichert und diese im nächsten Schritt verarbeitet. Worauf Unternehmen bei der Implementierung achten sollten Unternehmen, die nach einer E-Mail-Archivierungslösung suchen und Bedenken hinsichtlich der Datenschutzkonformität haben, können sich zunächst an Zertifizierungen unabhängiger Stellen orientieren. Obwohl es bislang noch keine explizite DSGVO-Zertifizierung der EU oder einer anderen offiziellen Stelle gibt, sind unabhängige Prüfungen durch Datenschutzexperten eine Hilfe, um IT-Entscheidern und Datenschutzbeauftragten bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung zusätzliche Sicherheit zu verleihen. Entsprechende Nachweise und Prüfberichte sollten auf Anfrage von Herstellern beziehungsweise IT-Systemhäusern zu erhalten sein. E mail archivierung betriebsrat en. Praxistipp: Häufig gibt es Bedenken von Seiten des Datenschutzbeauftragten oder des Betriebsrats. Daher sollten IT-Verantwortliche die Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat entsprechend frühzeitig als relevante Stakeholder bei der Auswahl einer E-Mail-Archivierungslösung involvieren.
Steuerrechtlich relevante Dokumente müssen gemäß den GoBD beim Absender und Empfänger so aufbewahrt werden, dass sie nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht aufgezeichnet, ordentlich und unveränderlich sind. In der Praxis müssen Unternehmen insbesondere nachweisen, dass ein elektronisches Dokument nicht verändert werden kann und dass ein Prüfer jederzeit Zugriff darauf hat – auch wenn es vor zehn Jahren erstellt und gespeichert wurde. Eine Rechnung im Word-Format auf einer alten CD erfüllt diese Kriterien nicht.
Achtung: In solch einem Fall reicht ein Ausdrucken der Rechnung nicht aus. Ergeben sich aus der E-Mail ergänzende Informationen zu der Rechnung, ist auch diese zu archivieren. Dabei müssen die E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von den nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails aufbewahrt werden. Worauf ist bei der Archivierung zu achten? Weitere Vorgabe der GoBD ist, dass die E-Mails unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann. Auch sollte das System protokollieren können, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde. E-Mail Archivierung nach DSGVO und GobD - Viele Dienste nicht konform. Ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem muss in der Lage sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen.
Um aber nicht Gefahr zu laufen, gegen geltendes Recht zu verstoßen und die Vollständigkeit der Archivierung zu gewährleisten, werden häufig alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang archiviert ( Journalarchivierung). Diese Archivierungsstrategie kann jedoch in Konflikt mit den Datenschutzrichtlinien stehen. Deshalb sind Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte häufig wichtige Co-Entscheider, wenn es um die Archivierungsstrategie und die Auswahl eines passenden Produktes geht. E-Mail-Archivierung - Allgemeine Themen - Forum für Betriebsräte. Speziell in Deutschland ist es häufig der Fall, dass die Anschaffung einer Software, die personenbezogene Daten der Mitarbeiter verarbeitet, durch den Betriebsrat bestätigt werden muss. Besonders problematisch wird die Situation, wenn auch E-Mails von Betriebsärzten und Betriebsräten archiviert werden sollen. Das bedeutet häufig für die IT: Die Anschaffung oder Implementierung einer E-Mail-Archivierungssoftware verzögert sich, weil zuvor die Rahmenbedingungen abteilungsübergreifend nicht geklärt wurden. Gemeinsam eine Lösung finden Bild von Foto-Rabe auf Pixabay Um das zu vermeiden, empfiehlt es sich, schon vorab interne Regelungen festzulegen, die die Pflicht zur Archivierung mit nötigem Datenschutz in Einklang bringen.
Bevor es an die Umsetzung einer E-Mail-Archivierungslösung auf technischer Ebene geht, gilt es, vorab interne Rahmenbedingungen abteilungsübergreifend zu definieren und zu dokumentieren. Darin kann beispielsweise das Verbot privater E-Mail-Korrespondenz über die vom Unternehmen bereitgestellten E-Mail-Konten enthalten sein. Bestimmte E-Mail-Konten können Unternehmen zudem gesondert behandeln, beispielsweise wenn darüber die Kommunikation der HR-Abteilung mit Bewerbern oder zwischen dem Betriebsarzt und den Beschäftigten läuft. E mail archivierung betriebsrat 1. Bei der Ausgestaltung solcher internen Richtlinien ist es ratsam, unbedingt die Rechtsabteilung miteinzubeziehen und diese Richtlinien schriftlich festzuhalten. Ihre Einhaltung sollte darüber hinaus einer regelmäßigen Überprüfung unterlaufen. Schaut man nun auf die technische Ebene der Lösung, die vor allem die IT-Abteilung betrifft, geht es auch darum, welche Möglichkeiten ein Tool für die Definition von Aufbewahrungsrichtlinien bietet. Insbesondere sollten Aufbewahrungsrichtlinien GoBD-konform definiert sein und gleichzeitig die Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung unterstützen.